Voor de opstart van ons nieuwe magazijn zijn wij op zoek naar een gestructureerde en klantgerichte logistieke administratieve medewerker. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de logistieke operatie en fungeer je als organisator en aanspreekpunt voor logistieke partners. 
Je zorgt voor een vlotte communicatie rond verzendingen, beheert transportgerelateerde documentatie en coördineert uitzonderlijke/internationale transportaanvragen. Dankzij jouw organisatorische vaardigheden en klantgerichte aanpak draag je bij aan een efficiënte en professionele dienstverlening. 


Verantwoordelijkheden 

Customer Communication 
- Je ben het eerste aanspreekpunt voor de sales backoffice in verband met vragen ivm beschikbaarheid van producten en transportvoorzieningen. 

Order entry en opvolging 
- Omzetten van klantenorders in pick en pack opdrachten voor het magazijn. 
- Communicatie met de sales backoffice bij onvoorziene logistieke omstandigheden. 

Transport & Shipping Coordination 
- Organiseren en boeken van uitzonderlijke of niet-standaard, vaak internationale, transporten. 
- Coördineren met transporteurs om tijdige leveringen te garanderen. 
- Opvolgen van transportactiviteiten en oplossen van operationele en kwaliteitsproblemen. 
- Ondersteunen van de dagelijkse shipping-activiteiten wanneer nodig. 
- Monitoring van de transport gerelateerde KPI’s voor rapportage aan de warehouse manager. 

Shipment Documentation 
- Opstellen, controleren en beheren van verzenddocumenten. 
- Verwerken van transport-, export- en douanedocumentatie indien van toepassing. 
- Zorgen voor correcte administratieve registratie in ERP- en logistieke systemen. 
- Waarborgen van de nauwkeurigheid en volledigheid van alle verzendingsgegevens. 

Complaint Handling 
- Registreren en opvolgen van klachten met betrekking tot transport en leveringen. 
- Onderzoeken van afwijkingen, beschadigingen of leveringsproblemen. 
- Coördineren van corrigerende acties met interne teams en externe partners. 
- Communiceren van oplossingen en statusupdates naar klanten. 
- Bijdragen aan structurele verbeteringen om herhaling van problemen te voorkomen. 

Return management 
- De customer service afdeling ondersteunen. 

Algemene verantwoordelijkheden 
- Samenwerken met Warehouse Operations, Supply Chain, sales operations en transportpartners. 
- Ondersteunen van procesverbeteringen binnen de logistieke organisatie. 
- Bijdragen aan de succesvolle opstart en verdere ontwikkeling van het magazijn. 
- Werken volgens kwaliteits-, veiligheids- en bedrijfsrichtlijnen. 

- Bacheloropleiding of gelijkwaardig door ervaring in logistiek en customer delivery. 
- Ervaring in een logistieke, transport- of customer delivery omgevingSterke administratieve en organisatorische vaardigheden. 
- Ervaring met ERP-systemen en Microsoft Office. 
- Klantgericht, communicatief en oplossingsgericht. 
- Nauwkeurig en stressbestendig. 
- Proactieve instelling en sterke verantwoordelijkheidszin. 
- Goede kennis van Nederlands en Engels. Kennis van Frans en extra talen zijn een plus. 

- De unieke kans om mee te bouwen aan een nieuwe logistieke site vanaf de opstartfase. 
- Een veelzijdige functie met veel contacten, zowel intern als extern. 
- Ruimte voor initiatief en professionele ontwikkeling. 
- Een dynamische en internationale werkomgeving. 
- Marktconform salaris aangevuld met extralegale voordelen. 
 
Kort samengevat 
Een ideale functie voor iemand die zijn logistieke expertise graag combineert met communicatie naar de interne organisatie en logistieke partners, sterk is in organisatie en energie haalt uit het oplossen van operationele uitdagingen binnen een groeiende warehouse-omgeving.